INTRODUCCIÓN DE LA POLÍTICA
En esta política se encontrará los lineamientos aplicables y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de los datos, su finalidad, sus definiciones, la seguridad, así como los procedimientos internos y externos para el manejo de los datos de VISITANTES, CLIENTES, PROVEEDORES Y EMPLEADOS.
Lo anterior de acuerdo a la Política General de Tratamiento de Datos de LOGICALL S.A, Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen).
NOMBRE DE LAS BASES DE DATOS
SISLOGIC
VISITANTES
HELISA
MATRIZ
FINALIDADES DE LOS DATOS Y REGISTROS OBTENIDOS:
Estas bases de datos es consolidada con el objetivo de tener un mecanismo para el almacenamiento, orden y control de la información. Estas bases de datos se determinan para el uso de la información de los VISITANTES, CLIENTES PROVEEDORES Y EMPLEADOS de LOGICALL S.A con el objetivo de controlar, auditar y manejar la información consignada de acuerdo con los estándares y normas establecidas para la manipulación de los datos.
Se realiza la recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales le corresponde a la compañía LOGICALL S.A, La información que se obtiene es con el claro objetivo de dar cumplimiento a todos los aspectos legales necesarios para contrataciones, reportes a entidades de control, controlar y administrar información soporte para procesos de auditoria externa e interna, entre otros aspectos de administración que se requieran en el registro de información de las bases de datos de la empresa LOGICALL S.A Dichas bases de datos se utilizará para todas las actividades relacionadas con la información de los VISITANTES, CLIENTES PROVEEDORES Y EMPLEADOS, por lo cual a continuación definimos las finalidades de uso de los datos dentro de esta base de datos:
a. Administración y control de VISITANTES, CLIENTES PROVEEDORES Y EMPLEADOS activos e inactivos.
b. Verificación de cumplimiento con estándares de seguridad social, capacitaciones y cursos relacionados con la prestación del servicio.
c. Contacto para proceso de garantías y cumplimiento de los acuerdos comerciales.
d. Administración de información contable y administrativa para pagos, retenciones, facturación, notas crédito y todo procedimiento contable requerido para cumplimiento de las leyes tributarias establecidas por el estado colombiano
e. Reportes y estados de certificados de ingresos, retenciones y certificaciones comerciales.
f. Administración y control de la información de los empleados del proveedor para procesos de seguridad de la compañía.
g. Generación de órdenes de compra, solicitudes de cotización, contratos, y otras actividades relacionadas con el proceso de adquisición de bienes y servicios.
h. Seguimiento y control de información para pagos.
i. Proceso de visitas domiciliarias para control y verificación de información de seguridad de los visitantes.
j. Control y verificación de archivo físico del proveedor.
k. Consultar ingreso de datos personales a base de datos de agremiaciones.
INFORMACIÓN DE EXCEPCIONES DE TRATAMIENTO
La información contenida en las Bases de datos, será utilizada sólo para los propósitos señalados en el ítem anterior (FINALIDADES DE LOS DATOS Y REGISTROS OBTENIDOS), y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) Medie autorización expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.
FORMAS DE TRAZABILIDAD DE LA BASE DE DATOS:
Todos los registros consignados en esta base de datos tiene la siguiente trazabilidad de los datos, lo cual indica la procedencia de registro y la información, por lo cual se define que cada registro se va catalogar dentro las siguientes categorías de trazabilidad:
a) VISITANTES: Esta categoría se le asignan a los registros que son extractados o que se adquieren de manera personal en las instalaciones de la compañía.
b) REFERIDO Y TERCERO: En esta categoría se delegaran todos los registros que proviene de una persona o empresas externas a la compañía.
c) TELEMERCADEO: Se catalogan todos los registros que son extractados producto de una labor búsqueda de tele mercadeo realizado por la empresa sobre las bases de datos públicas.
d) VISITA COMERCIAL: Esta categoría se le asignan a los registros que son extractados o que se adquieren por medio de una reunión personal en las instalaciones de la compañía o prospecto.
e) CONTRATACION: En esta categoría se registra la información de las personas en proceso de vinculación con la compañía.
MECANISMOS Y MÉTODOS DE OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN:
La compañía ejecuta varios mecanismo y métodos de obtención de los registros para la alimentación de las bases de datos, por este motivo se definen los siguientes ítems como posibles mecanismos o métodos utilizados por la compañía para la captura de los datos:
A. Se reciben por medio de presentaciones, cotizaciones de servicios impresos o digitales dirigidos al área de compras de compañía por parte del titular de los datos.
B. Por medio de documentos soportes entregados a la compañía para legalización de negociaciones o procedimientos.
C. Los datos pueden ser extraídos por medio de llamadas INBOUND y/o OUTBOUND proporcionado por el propietario del dato.
D. Se puede obtener por medio de páginas WEB, redes sociales o medios digitales de información de servicios y/o productos
E. Referido por personal natural quien proporciona los datos públicos del prospecto del proveedor.
F. Referido por empresas asociadas o en alianza con la empresa.
G. Obtención de datos por medio de tarjetas de presentación
H. Por medio de licitaciones abiertas a publico
I. Por medio de visitas comerciales
DESCRIPCIÓN DE LAS BASES DE DATOS:
Esta base de datos esta creada con el objetivo de administrar y/o controlar los diferentes datos, registros adquiridos que estén involucrados dentro del proceso captura de datos personales.
TIPOS DE INFORMACIÓN
A continuación se nombran y explican los tipos de información que maneja Logicall S.A. captada a través de su base de datos:
· Información pública: es aquella información emitida y controlada por los entes públicos sin restricción para el acceso a ella por parte de organismos, empresas o personas naturales.
· Información privada: es aquella información de personas naturales o jurídicas que se le da un tratamiento especial y mayor seguridad por ser en su mayoría catalogada como información sensible por lo cual se blinda el manejo de la misma por medio de esta política para evitar la violación al acceso de datos de acuerdo a la política 1581
· Información captada por un Tercero: Se define como información de terceros toda aquella información que obtenida por medio de persona o empresa externas a la compañía con el fin de poder analizar la legalidad del dato y la política de tratamiento de datos con la que se obtuvo la información.
Conservación del Aviso de Privacidad y las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.
LOGICALL S.A, en condición de Responsables y/o Encargado del Tratamiento conservarán el modelo de Aviso de Privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el Tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el Tratamiento del modelo, el Responsable y/o Encargado podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION ELECTRONICA Y CANALES DE CONTACTO
Dentro de nuestra política establecemos todas las posibles formas de contacto para registro, solicitud de retiro o quejas y reclamos, las cuales informamos a continuación:
a) Formulario contáctenos página WEB www.logicall.com.co
b) Correo electrónico:
b. Asistente.gerencia@logicall.com.co
c. Nestor.osorio@logicall.com.co
c) Teléfonos: 571 7561637
PROCEDIMIENTO DE EDICIÓN, ELIMINACIÓN O RETIRO DE DATOS DE LA ESTRUCTURA DE DATOS
Dentro de nuestra política establecemos que toda la información, datos o registros contenidos dentro de nuestra base de datos están controlados por la política de datos y está sujeto a revisión, edición y eliminación o baja de registros por decisión del dueño de los datos. Por tal motivo se establece que para cualquier requerimiento modificación o solicitud de eliminación o baja de registros se debe utilizar los canales de comunicación establecidos para notificar la solicitud. Después de recibir el requerimiento se procederá en un periodo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas hábiles a ejecutar la acción solicitada por ente de control o propietario de los datos, regidos por los siguientes procedimientos:
· Se puede editar el registro y dejar evidencias digitales sobre la solicitud del cambio e impresiones de pantalla de la modificación ejecutada
· En la eliminación de registros o baja se debe generar un reporte de eliminación el cual debe ser enviado como evidencia al solicitante, en cual se demuestra que el campo ID que utiliza el registro el cual es control de nuestra base de datos fue retirado con éxito de la base de datos.
PROCEDIMIENTO EN CASOS DE VULNERABILIDAD DE LA POLITICA O INCIDENTES DE INFORMACION
En caso de que se tenga información o evidencias que pudo existir algún incidente que afecte la base de datos se debe generar las siguientes acciones:
· Notificación al encargado de la base de datos
· Recolección de evidencias para demostrar el incidente y el responsable
· Reporte por medio de denuncia de pérdida o robo ante la autoridad competente
· Archivar documentos soporte del incidente.
MANEJO DE CESIONES DE BASES DE DATOS
En la empresa está totalmente prohibida la cesión de datos a cualquier ente externo de la compañía.
CAUSALES DE EXONERACION PARA NO APLICACIÓN DE LA POLITICA
La procedencia de los datos se refiere a si estos son recolectados del Titular de la información o suministrados por terceros y si se cuenta con la autorización para el tratamiento o existe una causal de exoneración, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
CICLO DE VIDA DE LOS REGISTROS
El ciclo de vida de los registros que están dentro de nuestra base de datos se cataloga en recolección, difusión, fidelización y baja
FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS PARA EL AREA DE SEGURIDAD.
En cumplimiento a la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Logicall S.A. adopta la política de protección de datos la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados en labor de preservar el orden y control de VISITANTES, CLIENTES, PROVEEDORES Y EMPLEADOS de Logicall S.A. para cualquier actividad.
El registro de todos los visitantes y empleados es necesario ya que la operación en la que incurre la empresa involucra mercancías vigiladas y auditadas por las autoridades aduaneras y sanitarias (DIAN, INVIMA, HOSPITAL DE FONTIBON, ZONA FRANCA BOGOTA) llegando a ser susceptibles a cambios, robo, daños o alteraciones en general al realizar inspecciones, pre-inspecciones, reconocimientos, conteos, retiros, inventarios y aforos., igualmente los visitantes que no incurren en la manipulación obtienen información sensible la cual también es susceptible a robo, alteración en la información, mal uso o cualquier tipo de cambio., por ello confirmar y validar la autorización enviada por los clientes o autoridades aduaneras y sanitarias es muy importante blindado los procesos a los que acceden nuestros visitantes y empleados.
RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LA BASE DE DATOS
En nuestra política se ha decido asignar responsables de las bases de datos y los encargados del tratamiento esta información será informada por cargos para facilitar la administración y el control de la base en los diferentes periodos de tiempo.
CARGOS RESPONSABLE Y ENCARGADOS
Responsable: gerente general
Encargados: guarda recepcionista, asistente administrativa y contable, asistente de gerencia, encargada de servicios generales y mensajería.
NOMBRES DEL RESPONSABLES Y ENCARGADOS
Responsable: Nestor Raul Osorio.
Encargados: Yenny Moreno, Elizabeth Dominguez, Francy Suarez, Marcela Cristancho
INFORMACION DE CONTACTO
Responsable: Nestor.osorio@logicall.com.co
Encargados: Contabilidad@logicall.com.co, asistente.gerencia@logicall.com.co
TIPO DE DATOS A LOS QUE TIENE ACCESO
Responsable: todos los datos público, privados y terceros.
Gerente General: todos los datos públicos, privados y terceros.
Asistente de gerencia: todos los datos públicos, privados y terceros.
Guarda recepcionista: todos los datos públicos, privados y terceros.
Asistente administrativa y contable: todos los datos públicos, privados y terceros.
Encargada de servicios generales y mensajería: todos los datos públicos, privados y terceros.
CONTENIDO BASE DE DATOS
Con lo anterior Logicall S.A. implementa las bases de datos SISLOGIC, HELISA, VISITANTES, MATRIZ permitiendo captar la información básica para cualquier tipo de requerimiento o investigación si se diera el caso en sus registros.
A continuación la información captada por el área de Seguridad (VISITANTES):
1.1. ID: Numero consecutivo el cual permite identificar el registro o la fila en la que se encuentra el visitante, su uso es solo para mantener en orden los registros.
Tipo de Dato: Información Pública
1.2. Trazabilidad: La información básica y corta de la procedencia del dato se plasma en esta casilla y de este modo se conoce el medio por el cual fue autorizado o se notifica a Logiciall S.A. de la visita del funcionario, la forma de registrar se categoriza en las siguientes opciones:
· Propietario del dato: en este registro se catalogan todos los datos que son entregados directamente por el propietario del dato.
· Email: se catalogan todos los datos obtenidos por correo electrónico a los funcionarios de la empresa.
· Otros: Todo aquel registro que no se pueda catalogar en la finalidad de la base de datos.
Tipo de Dato: Información Pública
1.3. Información trazabilidad: el detalle de la información obtenida en el campo anteriormente descrito, en la cual en discrimina la información de la categoría de la trazabilidad.
Tipo de Dato: Información Pública
1.4. Autorización 1581: Aquí se informa si se tiene la autorización del visitante para registrarlo en la base de datos de seguridad cumpliendo con la política de privacidad de la empresa y la protección a los datos que se captan.
La información que se registra es Si cuando el visitante autorice el registro y o No cuando el visitante no autorice el registro.
Tipo de Dato: Información Privada
1.5. Fuente del Tercero: cuando la fuente no es oficial o tenga algún tipo de trazabilidad deberá plasmarse detalladamente la información ya que el visitante ingresa sin ninguna autorización o hace parte de las autoridades aduaneras o sanitarias que realizan auditorias sin notificación.
Tipo de Dato: Información Pública
1.6. Responsable: la persona encargada de alimentar de la información en la base de seguridad será la Guarda Recepcionista de la empresa Logicall S.A. y en caso de no estar presente sus remplazos delegados la asistente administrativa y contable o la encargada de servicios generales y mensajería.
Tipo de Dato: Información Pública
1.7. Fecha de actualización: conocer la fecha exacta del ingreso del visitante es de necesidad para cualquier requerimiento, control, verificación o solicitud de asistencia por parte de nuestros clientes, autoridades aduaneras y sanitarias o de la empresa.
Tipo de Dato: Información Pública
1.8. Nombre y apellido: es la forma de individualizar a la persona dentro la base de datos con el nombre que la caracteriza e identifica en la sociedad, adicional permite el confortamiento con los datos enviados por los clientes o autoridades aduaneras y sanitarias.
Tipo de Dato: Información Pública
1.9. Número de identificación: es la forma de individualizar a la persona con un número único designado por la Registraduria Nacional Del Estado Civil permitiendo la identificación y diferenciación en caso de contar con un nombre y apellido iguales de otro visitante que pueden ser NIT, Pasaporte, CC, Tarjeta de identidad., el número de identificación también es confrontado con la información enviada por los clientes o autoridades aduaneras y sanitarias para el ingreso.
Tipo de Dato: Información Pública
1.10. Empresa que representa: es necesario identificar la empresa que solicita el ingreso para la visita y de esta forma tener el control de los procesos a los cuales el visitante va participar o verificar en representación de la mima, en caso específicos la manipulación de los productos y/o documentos que solo hacen referencia a la empresa que representa.
Tipo de Dato: Información Pública
1.11. Visita Logicall: dentro del edificio donde laboran dos empresas por lo cual es necesario conocer el destino de cada visitante ya que dependiendo de su destino es el tratamiento de la política de datos.
Tipo de Dato: Información Pública
1.12. Registro Sislogic: la entrega y el retiro de mercancía requiere el control por medio del sistema general de manejo de inventarios Sislogic el cual es alimentado con
los datos básicos requeridos por el área de seguridad para que se proceda al retiro o ingreso de la mercancía manteniendo la trazabilidad e información oportuna que los clientes, autoridades y la empresa necesita en caso de requerirlo.
Tipo de Dato: Información Pública
1.13. Hora ingreso: registrar la hora de ingreso permite para cualquier requerimiento o investigación tener presente el momento en el cual el visitante obtuvo ingreso y la relación con el tiempo que fuese asignado o solicitado para su llegada.
Tipo de Dato: Información Pública
1.14. Hora salida: registrar la hora de salida permite conocer en detalle el tiempo el cual el visitante permaneció en la empresa y para cualquier requerimiento o investigación.
Tipo de Dato: Información Pública
1.15. Firma formato de seguridad: la firma permite validar toda la información que se captó por parte del visitante y su confirmación de asistencia a las instalaciones para cualquier tipo de requerimiento o investigación soportando la veracidad de la información.
La información que se registra es Si cuando el visitante autorice el registro y o No cuando el visitante no autorice el registro.
Tipo de Dato: Información Privada
1.16. Visito Bodega u oficina: es necesario conocer si el visitante se dirige a la bodega u oficina con el fin de establecer el protocolo pertinente para ser recibido y prestarle la atención que solicita, adicional para mantener el control del ingreso a la información o mercancía que se encuentra almacenada en nuestras instalaciones, la información que se registra será Bodega u oficina dependiendo el destino del visitante.
Tipo de Dato: Información Pública
A continuación la información captada por el área de contable, operativa y SARGLAFT:
1.1. Autorización 1581: Aquí se informa si se tiene la autorización del cliente, proveedor para registrarlo en la base de datos de compras cumpliendo con la política de privacidad de la empresa y la protección a los datos que se captan.
La información que se registra es Si cuando el proveedor autorice el registro y o No cuando el visitante no autorice el registro.
Tipo de Dato: Información Privada
1.2. Responsable: la persona encargada de alimentar de la información en la base de datos clientes y proveedores será la asistente administrativa y contable (HELISA) y asistente de gerencia (MATRIZ) de Logicall S.A., la persona encargada de alimentar de la información en la base de datos operativa (SISLOGIC) es el área PICIZ.
Tipo de Dato: Información Pública
1.3. Fecha de actualización: conocer la fecha exacta del registro del cliente, proveedor es de necesidad para cualquier requerimiento, control, verificación o solicitud de asistencia por parte de las autoridades o de la empresa.
Tipo de Dato: Información Pública
1.4. Razón social: identificar la persona jurídica (Nombre de la empresa) permite a Logicall S.A. diferenciar al cliente, proveedor de los demás clientes, proveedores y confirma su constitución legal como empresa.
Tipo de Dato: Información Pública
1.5. Dirección: es necesario conocer la ubicación geoestratégica por requisito contable y de ley que permita evidenciar la veracidad del lugar donde labora la empresa proveedora para visitas, envíos o evitando ser una empresa fantasma.
Tipo de Dato: Información Pública
1.6. Teléfono: para establecer el contacto de forma no presencial es necesario tener un canal de comunicación de larga distancia por medio de voz el cual permitirá después de verificar legalidad de la empresa continuar con tareas como negociaciones, compras, cotizaciones, solicitud de información.
Tipo de Dato: Información Pública
1.7. Celular: para establecer el contacto de forma no presencial es necesario tener un canal de comunicación de larga distancia inalámbrica por medio de voz el cual permitirá después de verificar legalidad de la empresa cliente, proveedor continuar con tareas como negociaciones, compras, cotizaciones, solicitud de información. Adicional mantener un contacto en tiempo real sin importar el lugar donde se ubiquen.
Tipo de Dato: Información Pública
1.8. Contacto 1: la persona encargada de establecer la conexión entre Logicall S.A. y la empresa cliente, proveedor, igualmente brinda el puente de comunicación entre Logicall S.A. y la empresa o persona cliente, proveedor permitiendo la interacción para los trabajos en conjunto, es por eso que se registra el nombre y apellido junto al cargo que desempeña en la empresa.
Tipo de Dato: Información Pública
1.9. Contacto 2: en casos de que la comunicación con el primer contacto falle se buscara establecer la conexión entre Logicall S.A. y la empresa cliente, proveedor o persona con la segunda referencia dada por el primer contacto y de esa forma no perder el puente de comunicación entre Logicall S.A. y la empresa o persona proveedora permitiendo la interacción para los trabajos en conjunto, es por eso que se registra el nombre y apellido junto al cargo que desempeña en la empresa.
Tipo de Dato: Información Pública
1.10. Correo 1: conocer el correo electrónico del cliente, proveedor permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos los cuales pueden contener información sensible o información necesaria para cualquier de requerimiento.
Tipo de Dato: Información Pública
1.11. Correo 2: conocer el correo electrónico alternativo del cliente, proveedor permite el intercambio de mensajes que puedan ser represados o no recibidos por el proveedor garantizando de esa forma que la comunicación información sensible o información necesaria para cualquier de requerimiento llegue a su destino.
Tipo de Dato: Información Publica
1.12. Régimen: tener claro el régimen al que se clasifica el proveedor según DIAN permite identificar los tributos que deben pagar o en el caso de Logicall S.A. los descuentos que aplican por ley, de esta forma se mantiene un control estricto sobre temas tributarios.
Tipo de Dato: Información Pública
1.13. Documentos soporte
Los documentos a continuación son necesarios para el área contable, operativa y SARGLAFT como soporte de legalidad del cliente, proveedor, para ello se marcara con una X si se obtiene el documento.
Rut: el documento registro único tributario permite a Logicall S.A. identificar la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, además de conocer el régimen al cual pertenecen y demás obligaciones a las cuales están suscritas ante la Dian, de esta forma se garantiza el cumplimiento de la ley.
Documento de identificación: registrar el NIT, Pasaporte, CC, Tarjeta de identidad de la empresa cliente, proveedor inscrito permite conocer la identificación otorgada por la Registraduria Nacional Del Estado Civil o la DIAN para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y de control cambiario para así cumplir con todas las obligaciones que establece la ley.
Cámara de comercio: el registro mercantil o la cámara de comercio es un documento requisito que permite a la Logicall S.A. conocer los actos sociales constituidos por una sociedad que están a disposición del público acogiéndose a la ley y brindando la seguridad que necesita para la negociación.
EEFF: Estados financieros del cliente, proveedor con corte al año inmediatamente anterior
Tipo de Dato: Información Pública
1.13. Circular 170: es necesario contar con el documento que contemple que la empresa cliente, proveedor está libre de lavado de activos ya que al ser un administrador de inventarios importados bajo control de autoridades aduaneras solicita estar a salvo de cualquier operación engorrosa.
Tipo de Dato: Información Privado
1.14. Certificaciones
Los documentos a continuación son necesarios para el área contable, operativa y SARGLAFT como soporte de legalidad del cliente, proveedor, para ello se marcara con una X si se obtiene el documento.
Comerciales: para continuar con el proceso de verificación al cliente, proveedor se solicita las certificaciones comerciales para garantizar que cumple con la actividad que manifiesta y la calificación que obtiene como cliente, proveedor de otras empresas.
Bancarias: otro requisito necesario en el proceso de verificación al proveedor es solicitar las certificaciones bancarias que garantizan la existencia de las cuentas, antigüedad y calificación financiera.
Tipo de Dato: Información Privada
1.15. Contratos: para dar cumplimiento a lo acordado entre las dos empresas firmantes Logicall S.A. y cliente, proveedor se archiva el documento permitiendo obtener la información para cualquier tipo de requerimiento o auditoria solicitadas por las autoridades o Logicall S.A.
Tipo de Dato: Información Privada
1.16. Cedula representante legal: la cedula del representante es un requisito que permite identificar a la persona responsable sobre las acciones de la empresa representada atreves de un documento que consta de un número único designado por la Registraduria Nacional Del Estado Civil., el archivo del documento tiene el fin de preservar la información del titular y en momento de ser requerido por las autoridades o Logicall S.A. estar a disposición.
Tipo de Dato: Información publica
1.17. Información contable y administrativa
Los documentos a continuación son necesarios para el área contable y como soporte de legalidad del proveedor, para ello se marcara con una X si se obtiene el documento.
Facturas: contablemente es necesario archivar el documento donde se explica la compraventa de un bien o servicio certificando el intercambio entre las dos empresas y la finalización de la transferencia, de esta forma ante cualquier reclamo o inquietud puede ser consultada.
Cuentas cobro: cuando se negocia con proveedores que no constituyen empresa (persona natural) el modo de cobrar se realiza por cuenta de cobro permitiendo contablemente tranzar la venta de mercancías o prestación de servicios.
Formato de actualización de proveedor anual: el documento que consta de los requisitos previos necesarios para constar con la información actualizada del proveedor permitiendo mantener la base de datos actualizada y no generar inconvenientes por cambios o no tener la información precisa.
Cotizaciones: archivar los documentos de cotización permite hacer comparativos para elegir la mejor opción en cuanto a precio, calidad y distribución.
Forma de pago: tener el claro la forma de pago permite al área de contabilidad mantener un control financiero sobre las cuentas por pagar y el periodo pactado entre Logicall S.A. y la empresa o persona proveedora.
Tipo de Dato: Información Mixta
DERECHOS DEL TITULAR.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que asisten a los titulares de la información, en relación con sus datos personales están consignados en la Política General de Tratamiento de Datos Personales de LOGICALL S.A.
MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.
La presente Política de las Bases de Datos de LOGICALL S. A., fue creada el día veintiocho (30) del mes de agosto del año dos mil veintiuno (2021) y empieza a regir a partir del día primero (1) del mes de septiembre del año dos mil veintiuno (2021).